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怎么备份重要工作邮件

本文将为你介绍如何使用Foxmail备份重要的工作邮件,从而为工作中可能发生的争议做好准备,避免因重要证据或工作资料的丢失而使自己陷入不利地位。

使用邮件进行沟通已经是现代办公必不可少的一部分。多数公司在入职时都会给员工配备企业邮箱,用于通知工作事项、发送工作资料等。在离职时,员工的企业邮箱也会随之被注销。如果平时不注意备份邮件信息,曾经的大量工作记录也就随之丢失。此时如果发生争议,我们想要在曾经的邮件里寻找证据就为时已晚。

因此,学会利用Foxmail等邮箱管理软件及时备份重要的工作邮件,把重要的信息资料随时掌握在手里,才能更加高效地面对未来工作中潜在的风险。

一、保存工作邮件证据的重要性

尽管电子邮件以电子信息形式传播和收发,不如传统书证保真程度高,被篡改后不易识别,但同时每个电子邮箱对应唯一的用户,收到的电子邮件一般都是只读文件,无法直接修改其内容。所以电子邮件在仲裁或诉讼中对于是可以作为证据使用的,属于法律规定的证据种类中的“电子数据”。

因此,在员工和公司之间发生纠纷时,电子邮件中包含的工作记录信息就能够我们维护自身权益提供支撑。比如说,邮件中的电子劳动合同、岗位调动通知等可以作为证明和单位之间存在劳动关系的证据;出差通知、加班通知或者工作来往邮件可以作为拖欠劳动工资、加班的证据;辞退通知、离职交接邮件可以作为解除劳动关系或者违规辞退的证据。

但是很多时候我们都是在离职后才敢于申请仲裁或者提起诉讼,此时企业邮箱已经被关闭,如果没有备份数据就会给举证工作带来很多麻烦,甚至因为关键证据的缺失而输掉仲裁和诉讼。因此,在平时就需要注意对工作中的重要邮件进行备份。

二、如何使用Foxmail备份重要的工作邮件

01.方法一:导出邮件

(1)导出

在Foxmail客户端中,选中您想要备份的邮件,点击右键,在出现的菜单中选择“导出邮件”,选择要备份邮件的存储位置即可。Foxmail中的邮件将以eml格式的文件导出并存放到你选中的位置。

(2)恢复

导出的邮件格式默认为eml,这种格式是通用的,这也正是这种方法的优势。备份的文件可以复制到任何您想恢复邮件的电脑上,并使用Foxmail或其他邮箱打开查看。

在Foxmail中,可以选中你想要恢复邮件的位置,比如收件箱、草稿箱等任意位置,点击右键,在出现的菜单中选择导入邮件即可,恢复的邮件将自动显示在你导入的位置。

此外,也可以在eml文件的打开方式中直接选择某个邮箱软件打开即可。

02.方法二:邮件存档

(1)存档

打开Foxmail软件,点击右上角的图标,选择“工具”--〉“邮件存档”,然后选择要备份的帐号、时间范围、存放路径等即可,打开存档文件夹后可以看到以.fox为后缀的存档文件说明存档备份成功。

(2)恢复

存档邮件由于是.fox的文件格式,因此只能直接使用Foxmail打开查看

三、注意事项

备份的备份电子邮件提交作为证据时需要注意以下内容:

(1)邮件的来源包括发件人、收件人或者邮件提供人,是否为合同约定的邮箱地址;

(2)上述人员与您或者公司的关系;

(3)邮件的生成、接收时间及邮件内容

(4)必要时,请网络服务商提供协助,从电子邮件的传输、存储环节中直接保全证据。

也可以根据您的申请,由法庭到场调取或在公证处监督之下调取,制作成公证书予以提交的电子邮件证据具有较高的证据效力。实践中,随着法院信息化建设的发展,也可以采取法庭现场演示的办法,由证据各方当事人在法庭上直接访问服务器进行确认和核实,进而加以采纳。

需要注意,电子邮件作为证据时不能经过任何的人为篡改或加工,否则会丧失作为证据的效力。

以上就是为您提供的关于如何使用Foxamil备份工作邮件的方法及注意事项,您也可以根据自己的情况选择其他邮箱管理软件。尤其是在可能和公司发生纠纷的问题上,请尽量做好备份,以应对可能发生的争议。

如果您需要了解有关劳动纠纷证据的其他详细内容,推荐阅读:劳动纠纷中的证据有哪些 (上)劳动纠纷中的证据有哪些(下)  

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10 条评论
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杯具上演
最近把之前的thinkpad换成了mbp, 之前在win系统上用的foxmail,所以自然在Mac上也装了foxmail。初步使用了之后,我只能感叹win的foxmail是永远的神。
07-05回复
此花敗花
自从我开始用foxmail,设置自动接收时间,每天上班可以开启它,会自动定时帮我收取邮件,而不用再到WEB页上收邮箱,真是太方便快捷啦
07-05回复
涅磬苍穹
最喜欢foxmail邮件的反垃圾邮件功能了,yyds
07-05回复
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